FAQs – Häufig gestellte Fragen

Virtual-Office24 in Form einer Post- / Dependance-Adresse 

Was ist ein Virtual Office in Form einer Post- / Dependance-Adresse?

Die Buchung einer oder mehrerer Post- / Dependance-Adressen bei Auxilium Virtual-Office24.com ist der einfachste und kostengünstigste Weg, um virtuelle Büros an Top-Standorten auf der ganzen Welt zu eröffnen und zu verwalten. Sie kann ergänzend zu einer schon bestehenden Geschäftsadresse oder einem Firmensitz genutzt werden, um mit weiteren Standorten/Dependancen zu expandieren.

Wofür eignet sich eine Post- /Dependance-Adresse?

Eine solche Adresse ist keine sogenannte „Briefkastenadresse“, sondern eine behördlich anerkannte Geschäftsanschrift an einem Top-Standort. Sie eignet sich ideal zur:

  • Skalierung Ihres Business und Expansion – auf Wunsch auch weltweit – durch Eröffnung weiterer Dependancen / Standorte für Ihr Unternehmen
  • Nutzung zu Marketingzwecken (z. B. zur Standortangabe auf Webseiten, Printmedien), insbesondere, um die Sichtbarkeit bei Google auf Seite 1 zu erlangen und damit eine Möglichkeit zur preiswerten Neukundengewinnung verfügbar haben
  • Entgegennahme und Weiterleitung Ihrer Eingangspost, wie z. B. Briefe und Pakete (inkl. Digitalisierung der Poststücke und Zurverfügungstellung in einer digitalen Postbox)
  • Verwendung als E-Commerce-Rücksendeadresse
Wie funktioniert eine Post-/Dependance-Adresse?

Die Post-/Dependance-Adresse basiert auf einer einfachen Idee:

Wenn etwas abgegeben wird oder Post / Pakete eintreffen, wird alles vom Post-/Dependance-Team angenommen und registriert. Unsere Kunden erhalten sofort eine E-Mail-Benachrichtigung und können dann, indem sie sich per Browser oder App in ihr Konto einloggen, digital entscheiden, wie sie mit dem Poststück umgehen wollen. Dabei stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Sie können Ihr Poststück in ein durchsuchbares PDF scannen und ins System einstellen lassen, sich dieses dann selbst hochsicherheitsverschlüsselt auf dem eigenen Rechner herunterladen, es in einen geschützten Datenraum für ihre weiteren Standorte, dem eigenen Außendienst oder auch Externen bereitstellen oder/und es sich an eine beliebige Adresse der Welt physisch weiterleiten lassen. Alternativ kann die Option „sicher schreddern lassen“ (z. B. für Werbung) gewählt werden. Auch eine GoBD-konforme Posteingangsarchivierung ist optional möglich.

Was ist eine Postbox (auch PostButler genannt)?

PostINbox

Die PostINbox ist das Tool, mit dem der gesamte Posteingang digital erfasst, verwaltet und den Kunden weltweit zum Abruf zur Verfügung gestellt wird. Sie ist hochsicherheitsverschlüsselt. Der unsichere E‑Mail-Versand von erhaltenen Poststücken gehört somit der Vergangenheit an.

Sie ist an 67 von 78 Standorten bereits fester Bestandteil einer Post-/Dependance-Adresse, sobald diese gebucht wird. Lediglich für Berlin (Charlottenburg, Kurfürstendamm, Treptow), Düsseldorf, Hamburg (Hanse-Viertel, Eppendorf), Hannover, Köln (Altstadt, Neustadt), Oldenburg und Stuttgart oder für ein eigenes Domizil kann sie optional und preiswert hinzugebucht werden.

 

PostOUTbox

Über die PostOUTbox kann jeder Kunde mit einem Klick seine physische Briefpost so einfach versenden wie eine E-Mail. Egal ob klassische Briefe, Einschreiben, Rechnungen, Dialogpost etc. UNSERE KUNDEN erstellen die Poststücke wie üblich (z. B. über ihr Textverarbeitungsprogramm, Rechnungsprogramm etc.) und drucken auf einem unserer Drucker aus. WIR falzen, kuvertieren, frankieren ihren Postausgang und geben ihn just in time bei der Post auf. Fertig. Und dabei können noch bis zu 40 % der üblichen Kosten gespart werden.  Als besonderen Service bieten wir an, Texte über uns schreiben oder Korrekturlesen zu lassen.

Kann ich mein Unternehmen unter einer Post-/Dependance-Adresse registrieren?

Mit einer Post-/Dependance-Adresse allein ist dies leider nicht möglich – und könnte je nach Land von den Behörden als illegal angesehen werden.

Für eine Anmeldung nutzen Sie bitte die Geschäftsadresse und/oder die Domiziladresse, um zusätzlich eine Registereintragung (z. B. Handelsregister) beantragen zu können. Im Rahmen dieser Ausgestaltung erhalten Sie immer eine Lösung, welche die unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen an den einzelnen Standorten abdeckt. Sie können ganz einfach während des Checkout-Prozesses eine Geschäftsadresse oder eine Domiziladresse buchen.

Wie wähle ich den Standort aus?

Zunächst einmal wählen Sie Ihre Wunsch-Stadt/-Region aus. Innerhalb der Region ist dann eine Top-Lage von entscheidender Bedeutung, denn hier repräsentieren Sie Ihr Unternehmen. Daher empfehlen wir „Finger weg“ von Billiganbietern in suboptimalen Lagen oder Gebäuden.

Wird mein Firmenname am Briefkasten erkennbar sein?

Ja, das wird in den 78 Standorten individuell – zum Teil auch elektronisch – sichergestellt. Jeder Besucher wird hier gemäß den gesetzlichen Bestimmungen informiert.

Wie sind die Kündigungsfristen?

Die Kündigungsfristen betragen 3 Monate zum Ende des jeweiligen Vertragsjahres.

Ist Ihr Service sicher?

Sicherheit ist uns sehr wichtig. Alle Ihre Daten werden über die Postbox hochsicherheitsverschlüsselt und die physischen Poststücke werden sicher gemäß den Datenschutzbestimmungen aufbewahrt. Passwörter und alle Ihre Daten werden über sichere Server verwaltet. Alle Mitarbeiter, die mit Post umgehen, werden gründlich geschult, überprüft und sicherheitsverpflichtet.

Kann ich auch E-Mails für meinen persönlichen und geschäftlichen Namen erhalten?

Ja, das ist möglich – geben Sie in den Postbox-Einstellungen Ihres Kontos einfach den persönlichen und geschäftlichen Namen ein, für den der Posteingang Post empfangen soll.

Kann ich E-Mails für verschiedene Personen/Unternehmen unter einem Konto empfangen?

Ja, dies ist möglich, aber Sie können nur einen persönlichen und/oder geschäftlichen Namen pro Postbox erhalten. Von dort aus können Sie dann – über gesicherte Datenräume innerhalb eines sogenannte Fileservers – jedem gewünschten Empfänger die Poststücke (oder auch alle anderen Dateien) digital zur Verfügung stellen. Anschließend können Sie in der eigenen „Umgebung“ gemeinsam an den Daten arbeiten, denn die Namen für jede Postbox können jederzeit geändert werden. Sie können auch mehrere Postboxen mieten und somit unbegrenzt skalieren.

Akzeptieren Sie sowohl Post- als auch Paketlieferungen? Gibt es eine Größen- und Volumenbeschränkung?

Wir akzeptieren alle Postsendungen und Pakete bis zu den von DHL definierten Standardmaßen und Gewichten (Informationen zu DHL Produkten und Preisen | Shop Deutsche Post).  Sperrgut nach dieser Definition jedoch nicht. Wenn Sie unseren Service für Pakete außerhalb der üblichen Größen/Gewichte und Volumen (hier gilt Fair Use) nutzen möchten, teilen Sie uns dies bitte mit, damit wir ggf. eine Sondervereinbarung treffen und unsere Dienstleistungen an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Erhalten Sie Post und Pakete von allen Kurieren?

Wir akzeptieren Post- und Paketlieferungen von der Post, USPS, FedEx, UPS, DHL und allen anderen Post- und Versandunternehmen. Unsere Büros sind während der regulären Geschäftszeiten geöffnet und wir nehmen alle Ihre Post- und Paketlieferungen an. Für alle Artikel, die eine persönliche Identifizierung (Post-ID oder ähnliches) erfordern, benötigen wir eine zusätzliche Vollmacht von Ihnen.  

Wie lange wird meine digitalisierte Post gespeichert und meine physische Post verwahrt?

Ihre digitalisierte Post wird so lange gespeichert, wie Sie es wünschen. Auch Ihre physischen Poststücke bewahren wir auf. Beachten Sie jedoch bitte, dass dies mit zusätzlichen Kosten verbunden ist, die Sie bitte den Preislisten im System entnehmen. Wir raten Ihnen daher, uns jeweils zeitnah hinsichtlich der finalen Verwendung zu instruieren.

Wohin leiten Sie meine physischen Poststücke weiter und wann?

Unser Postweiterleitungsservice stellt sicher, dass Sie nur die physischen Pakete und Briefe erhalten, die Sie wirklich wollen. Dies teilen Sie uns jeweils per Klick in Ihrer Postbox mit. Wir versenden dann nach Wunsch mit der nächsten Sammelpost (Taktung wird mit Ihnen abgesprochen) oder sofort an jedes Ziel der Welt weiter. Dabei verwenden wir die klassischen Post- und Kurierdienste.

Kann ich mehrere Weiterleitungsadressen haben?

Ja, das ist möglich! Sie können sie alle ganz einfach in Ihrem Konto hinzufügen und verwalten.

Kann ich meine Poststücke auch persönlich abholen?

Ja, an den meisten unserer Standorte können Sie Ihre Artikel persönlich abholen, so Sie dies terminlich in Ihrer Postbox bestellen. Dies hilft uns in der Vorbereitung und Planung. Wenn Sie in unseren Standort kommen, bringen Sie bitte Ihren Ausweis mit. Die Kosten für die Abholung entnehmen Sie bitte den Preislisten im System. Besondere Situationen – wie z. B. eine pandemische Lage – können dazu führen, dass dieser Service an unseren Standorten nicht flächendeckend angeboten wird bzw. werden kann.

Wie schnell wird neue Post registriert?

Die Post wird normalerweise innerhalb von 12 – 24 Stunden nach ihrer Ankunft registriert. Sofort nach der Registrierung  erhalten Sie eine Info-E-Mail, dass Sie Post haben. Sie schauen dann in Ihre digitale Postbox und instruieren uns hinsichtlich der weiteren Vorgehensweise (scannen, scannen und versenden, nur physisch versenden, vernichten).

Wie vernichten Sie die Post, wenn ich Sie instruiere?

Wenn Sie uns entsprechend instruieren, werden wir dies immer nach den geltenden Datenschutzvorschriften erledigen. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

Virtual-Office als Geschäftsadresse

Was beinhaltet ein Virtual Office in der Ausgestaltung als Geschäftsadresse?

Grundsätzlich beinhaltet die Geschäftsadresse alle Leistungen der Post-/Dependance-Adresse. Zusätzlich ist diese aber auch impressumsfähig. D. h., Sie können sie nicht nur als weiteren Standort, sondern auch als  Impressumsadresse auf Ihrer Webseite nutzen, denn sie ist ladungsfähig. D. h., hier gelten auch öffentliche Zustellungen als „zugestellt“. Somit kann sie für nicht in öffentlichen Registern  (wie z. B. das Handelsregister) eintragungspflichtige Unternehmer – wie z. B. Einzelunternehmer oder Freelancer – auch als Firmensitz dienen.

Wann benötige ich ein Virtual Office in der Ausgestaltung als Geschäftsadresse?

Eine repräsentative Geschäftsadresse an einem Top-Standort sollte jedes Unternehmen haben. Egal, ob es sich dabei um ein Start-up oder ein bereits etabliertes Unternehmen handelt. Es ergänzt in idealer Weise einen Home-Office-Arbeitsplatz, weil Ihre Privatadresse privat bleibt. Gleichzeitig steigern Sie Ihre Außenwirkung und das Image Ihres Unternehmens immens. Dadurch verschafft Ihnen die Geschäftsadresse deutliche Vorteile im Wettbewerb.

Eine gut erreichbare Geschäftsadresse in bester Lage schafft zudem Vertrauen für Ihre Kunden und Geschäftspartner und vermittelt maximale Seriosität.

Sie kann zudem die Basis sein, um mit weiteren Post-/Dependance-Adressen zu expandieren und Ihr Business zu skalieren.

Virtual-Office als Domiziladresse (Firmensitz/Betriebsstätte)

Was beinhaltet ein Virtual Office in der Ausgestaltung als Domiziladresse?

Grundsätzlich beinhaltet die Domiziladresse alles, was Ihnen über die Post-/Dependance-Adresse und die Geschäftsadresse bereitgestellt wird.

Zusätzlich gibt Ihnen die Domiziladresse das Recht, an diesem Standort auch einen Arbeitsplatz nutzen zu können und dort Unterlagen zu lagern.

Somit ist die Domiziladresse geeignet, um hier einen Firmensitz zu begründen und eine Steuernummer zu erhalten.

Was ist ein Firmensitz und welche Voraussetzungen braucht es zur Nutzung?

Der Firmensitz ist der Hauptsitz eines Unternehmens. Voraussetzung zur Anmeldung eines Firmensitzes ist die Anmietung und entsprechende Nutzung eines geeigneten Domizils. Wir nennen das daher auch Domiziladresse“Diese findet dann z. B. Verwendung bei der Gewerbeanmeldung, bei der Anmeldung im Handelsregister oder der Angabe im Impressum der Internetseite. Geeignet für einen Firmensitz ist eine Domiziladresse dann, wenn Sie eine ladungsfähige Geschäftsadresse, eine Telefon- und Faxnummer, sowie einen uneingeschränkt nutzbaren Arbeitsplatz mit der Möglichkeit beinhaltet, Dokumente dort sicher zu verwahren.

Wann benötigt man ein Virtual Office in der Ausgestaltung als Domiziladresse?

Grundsätzlich immer dann, wenn an dieser Adresse eine Firma niedergelassen – also einen Firmensitz begründet –  werden soll und die Firma in öffentlichen Registern (z. B. Handelsregister) eingetragen werden soll oder muss.

Eine Firma kann viele Dependance- oder Geschäftsadressen unterhalten. Es gibt grundsätzlich aber nur einen Firmensitz (einen Satzungssitz und einen Verwaltungssitz). Damit dieser als solcher von den Behörden anerkannt wird, bedarf es immer einer Domiziladresse, welche die gesetzlichen Vorgaben des jeweiligen Landes sicherstellt. Über AUXILIUM Virtual-Office24.com stellen wir das für jedes über uns gemietete Office an jedem Standort sicher.

Weitere, häufig gestellte Fragen

Betreiben Sie alle Standorte selbst?

Nein, Auxilium Virtual Office 24 ist ein Verbund von – meist inhabergeführten – Business Centern und Dienstleistern, bei denen wir die Dienstleistung für unsere Kunden und Mitglieder in großen Chargen günstig einkaufen, poolen und die Preisvorteile so an unsere Kunden weitergeben. Wir sind Ihr Vertragspartner. Nur besondere Dienstleistungen, die Sie direkt vor Ort nutzen, zahlen Sie auch direkt.

Was muss ich beachten, wenn sich der Satzungssitz vom Verwaltungssitz unterscheidet?

Seit 2008 ist die Unterscheidung und Trennung von Satzungssitz (in der Satzung festgelegter Sitz) und Verwaltungssitz (Ort, an dem Geschäfte geführt werden) bei einer GmbH oder AG möglich. Damit ein Verwaltungssitz als solcher anerkannt wird, muss dort auch eine Betriebsstätte bestehen.

Wie wird eine „Betriebsstätte“ definiert?

Vereinfacht dargestellt, ist eine Betriebsstätte eine Geschäftsadresse, an der Betriebstätigkeiten stattfinden. Es muss sich hierbei nicht zwangsläufig um bestimmte Räumlichkeiten handeln, sondern einfach um einen Ort, an dem das Unternehmen tätig ist und dort z. B. die Geschäfte geführt werden (typische Betriebstätigkeiten). Der Ort der Betriebsstätte regelt, welcher Gewerbesteuerhebesatz anzusetzen ist.

Ist der Firmensitz entscheidend für den Gewerbesteuerhebesatz?

Ausschlaggebend für den Gewerbesteuerhebesatz ist die Stadt/der Ort, in der sich die Betriebsstätte befindet. Somit ist der Firmensitz für die Gewerbesteuer nur relevant, wenn dort auch der Verwaltungssitz, also eine Betriebsstätte, unterhalten wird.

Reicht der Firmenname an einem Briefkasten aus, um den Firmensitz dorthin zu verlegen?

Nein, ein Briefkasten reicht nicht aus. Soll der gesamte Firmensitz verlegt werden, muss dort unter anderem eine Domiziladresse nach den landesrechtlichen Bestimmungen unterhalten werden. 

Ist ein Firmensitz immer eine Betriebsstätte?

Der Firmensitz kann unterschieden werden in Satzungssitz und Verwaltungssitz. Am Satzungssitz muss keine Betriebsstätte unterhalten werden, am Verwaltungssitz hingegen schon.

Ist ein virtuelles Büro legal?

Es kommt auf die Umsetzung an. Lassen Sie die Finger von „Billiganbietern“, die Ihnen eine Briefkastenfirma verkaufen. Bei uns ist ein virtuelles Büro immer legal, weil behördlich anerkannt.  Mit einem Virtual Office, einer Geschäftsadresse oder einer Domiziladresse schaffen Sie für sich (und für Ihre Mitarbeiter – z. B. im Home-Office) die Voraussetzung, von jedem Ort der Welt aus arbeiten zu können. Dennoch präsentieren Sie sich dort – an Top-Standorten, an denen Sie präsent sein möchten – in optimaler Weise. Und das für kleines Geld.

Was ist eine Briefkastenfirma?

Ganz ehrlich? Etwas, mit dem wir nichts zu tun haben wollen. Es handelt sich dabei in der Regel um eine (Schein-) Firma, die häufig über keine echten Betriebsmittel verfügt und nicht selten in betrügerischer Absicht als Scheinfirma gegründet wird. Wir geben solchen Firmen kein Zuhause. Über uns erhalten Sie ausschließlich behördlich anerkannte Adressen, in deren Räumen sich Büros mit freundlichem und qualifiziertem Personal ebenso wie absolut seriöse Unternehmungen befinden.

Kann ich mehrere virtuelle Adressen mieten?

Ja, natürlich, das ist sogar ziemlich clever. Denn mit jedem weiteren Standort werden Sie in der betreffenden Region zum „Regionalanbieter“, was Google ganz besonders mit einem guten Ranking belohnt. Das bedeutet für Sie, dass Sie bei Anmietung von weiteren virtuellen Büros über die „Regionalität“ in die „Überregionalität“ kommen – sprich, bundesweit besser ranken und gefunden werden. Wenn Sie z. B. 12 Adressen in Deutschland anmieten, können Sie bei Google bereits fast bundesweit auf Seite 1 gefunden werden (jeweils in der betreffenden Region). Näheres erfahren Sie hier zum Thema „Multistandortstrategie mit dem Dependance- Modell“

Was ist der Unterschied zwischen einer Geschäftsadresse und einer Domiziladresse (Firmensitz)?

Da die Begriffe nicht geschützt sind, müssen Sie bei den einzelnen Anbietern immer sehr genau hinsehen. Bei uns können Sie virtuelle Büros grundsätzlich in 3 unterschiedlichen Ausgestaltungen erhalten:

  1. Als Post- oder Dependance-Adressen, mit denen Sie Ihr Business bundesweit, europaweit oder gar weltweit skalieren und ausbauen können. Diese sind jedoch nicht für den ersten Firmensitz geeignet. Sofern der 1. Firmensitz bisher noch nicht besteht, gestalten Sie ihn z. B. mit einer Domiziladresse aktiv aus.
  2. Als Geschäftsadressen, mit denen Sie alle Kriterien aus Punkt 1 erfüllen. Zusätzlich sind diese auch für öffentliche Zustellungen geeignet, denn sie sind ladungsfähig. Zudem können Sie diese Adresse auch fürs Impressum verwenden.
  3. Als Domiziladressen, mit denen Sie sie alle Merkmale von Post-, Dependance oder Geschäftsadressen erfüllen. Diese sind bei uns auch für den 1. Firmensitz, zur Beantragung einer Steuernummer und zur Eintragung in öffentliche Register geeignet (z. B. Handelsregister). Damit sind sie als Firmensitz auch ideal für z. B. eine GmbH oder UG.

    Details erfahren Sie hier

    Wie behandelt das Finanzamt virtuelle Büros?

    Virtuelle Büros werden nicht „behandelt“. Für die Unternehmenssteuer sind andere Kriterien – im Wesentlichen die Rechtsform, der Marktauftritt und der geografische Standort – entscheidend.